Online boekhouden is meer dan alleen een boekhoudpakket

 

ButtonVolledige webstie

Ondernemers denken vaak dat een goed boekhoudpakket ook leidt tot een goede online boekhouding. Met alleen een goed pakket ben je er echter niet. Online boekhouden is meer dan alleen een boekhoudpakket.

 

Een gemaakte boeking is technisch gezien altijd nog te corrigeren. Toch leert de praktijk dat een eenmaal gemaakte boeking zo goed als definitief beschouwd wordt. Dat komt omdat noch de ondernemer noch zijn boekhouder regelmatig controleren op detail niveau.

 

Veel online boekhoudprogramma’s werken met boekingsscenario’s. Hierdoor worden posten vaak volgens een vast stramien geboekt. Meestal zal deze boeking goed zijn, maar juist bij de uitzonderingen loopt het mis. Zo zal het bijvoorbeeld in 99 van de 100 keer juist zijn als een factuur van KPN op telefoonkosten wordt gecodeerd. De 100e keer is er echter een investering in hardware en zal het systeem de factuur keihard op telefoonkosten coderen. Op zo’n moment moet er ingegrepen worden in de boekingsgang.

 

Bij de codering is het ook vaak van belang om fiscale aspecten op dat moment te beoordelen. Is de btw vermeld op de factuur juist? Valt de boeking onder de werkkostenregeling? Is er spraken van een investering of kosten? Zo, maar een paar voorbeelden van vragen die beantwoord moeten worden om tot een juiste boeking te komen.

 

Natuurlijk kunnen fout gecodeerde posten altijd achteraf gecorrigeerd worden. Maar dat vraagt dan wel om een herbeoordeling van de boekingen. Dat is erg arbeidsintensief en dus duur.

 

Bij Digitale Schoenendoos hebben wij er voor gekozen om deze controle al bij de boeking te doen. De boekingen worden gecontroleerd en juist gerubriceerd door een ervaren back-office medewerker. Omdat we de controle naar voren halen in het proces is er uiteindelijk ook een kostenbesparing, omdat de jaarcontrole en de fiscale aangiften uitvoeren in veel minder tijd kan plaats vinden.

 

De conclusie is dat een online boekhoud pakket alleen onvoldoende is om een goede boekhouding te voeren. De inschakeling van een goede boekhouder, bijvoorbeeld via een administratiekantoor, een must blijft voor een ondernemer die zelf te weinig kaas heeft gegeten van boekhoudkundige processen e fiscale zaken.

ButtonVolledige webstie

Geef als eerste een reactie

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*