Omzetbelasting, BTW en factuurvereisten

Omzetbelasting (BTW)

Omzetbelasting is hetzelfde als BTW (belasting toegevoegde waarde) en zoals de term omzetbelasting (BTW) al aangeeft is het belasting die je over je omzet betaalt. Omdat je de betaalde omzetbelasting op je inkoop en kosten weer mag aftrekken, wordt de belasting per saldo berekend over de toegevoegde waarde. Gelijk met de inschrijving van je eigen zaak bij de Kamer van Koophandel wordt het btw-nummer aangevraagd bij de belastingdienst. Als je dat nummer krijgt, bepaalt de Belastingdienst ook of je per maand, per kwartaal of per maand aangifte moet doen.

Hoe werkt de omzetbelasting (BTW)

Omzetbelasting (BTW) moet uiteindelijk door de consument betaald worden, het is dus niet de bedoeling dat dit de ondernemer geld kost. De belasting wordt niet door de consument rechtstreek aan de overheid betaald, maar dit gaat via de bedrijven.

Bedrijven zijn dus als het ware een doorgeefluik voor de omzetbelasting (BTW). Elke consument zou dan elke aankoop op moeten geven en hier btw over moeten betalen, dit is in de praktijk niet haalbaar.

Het systeem werkt als volgt, over elke transactie wordt btw berekend, degene die het verkoopt moet het afdragen en degene die het inkoopt mag het terugvragen, tenzij degene die koopt een consument is, deze mogen namelijk geen btw terugvragen.

BTW tarieven

In Nederland worden verschillende btw tarieven gehanteerd voor verschillende doeleinden, er zijn vier categorieën.

21% tarief

Dit is het standaard tarief en op vrijwel alle bedrijven van toepassing, alles wat niet in de overige 3 categorieën valt hoort in deze categorie thuis.

6% tarief

Dit is het lage tarief en wordt gebruikt voor primaire levensbehoeften en een aantal bijzondere producten en diensten. Op eten en drinken zit bijvoorbeeld 6%, maar ook op boeken en sommige vormen van kunst.

Op de website van de belastingdienst staat een lijst met alle producten en diensten die onder het 6% tarief vallen, staat een product of dienst hier niet bij dan valt het niet onder dit tarief.

Vrijstelling

Sommige producten of diensten zijn vrijgesteld van de btw, dit geldt bijvoorbeeld voor opleidingen, onroerend goed (in sommige gevallen) en verzekeringen. Ook hiervan staat een lijst op de website van de belastingdienst.

Een onderneming die is vrijgesteld heeft geen recht op het terugvragen van btw, de btw op je inkopen krijg je dus niet terug als je geen btw betaalt. Het kan ook voorkomen dat je onderneming deels is vrijgesteld, dan mag je verhoudingsgewijs een deel van de btw niet terugvragen over je inkopen en kosten.

Voorbeelden van vrijgestelde leveringen en diensten zijn:

  • Onderwijs
  • Gezondheidszorg
  • Onroerende zaken
  • Fondsenwervende activiteiten
  • Postdiensten

0% tarief

Het 0% tarief geld voor export van leveringen en diensten. Binnen de export valt de bijzondere groep van intracommunautaire leveringen en diensten. Dit zijn leveringen en diensten binnen de Europese Unie aan andere ondernemers. Het verschil tussen 0% en vrijstelling is dat je bij 0% wél volledig de btw over je inkopen en kosten mag terugvragen.

Overleg met Belastingdienst

Als er twijfel is welk btw tarief je moet toepassen, kun je dat het beste vooraf overleggen met de Belastingdienst. Het is rampzalig als er na een paar jaar bij een controle zou komen vast te staan dat je een te laag tarief hebt berekend. Je boekhouder kan je helpen met dit overleg met de Belastingdienst.

Op welke kosten kun je BTW terugvragen?

De omzet staat vast, hier kun je niets aan veranderen en je moet er gewoon btw over afdragen. Bij aftrek van btw op kosten zijn er wat beperkingen. Natuurlijk moeten de kosten wel zakelijk zijn. Niet zakelijke kosten maak je als consument en consumenten hebben nu eenmaal niet het recht op aftrek van voorbelasting.

Heb je bijvoorbeeld een mobiele telefoon die je privé en zakelijk gebruikt, mag je de btw dan wel of niet aftrekken? Deze vraag speelt bij een heleboel kostenposten. Dat zijn de zogenaamde “gemengde kosten”, dit zijn kosten die deels privé en deels zakelijk zijn.

Vooral als kosten overduidelijk privé zijn riskeer je een boete als je de betaald btw toch af trekt, omdat je als ondernemer hoort te weten dat dit niet de bedoeling is.

Er is één belangrijke uitzondering op deze regel en die heeft betrekking op een kantoor aan huis. Deze kosten mag je voor de inkomstenbelasting niet meenemen, maar de btw mag je wel terugvragen. Bij de inkomstenbelasting komen we er op terug wanneer je kosten voor je kantoor aan huis wel of niet mee mag nemen. Voor de btw maakt het dus niet uit of je de kosten wel of niet zakelijk meeneemt. Koop je bijvoorbeeld een bureau voor in je kantoorruimte thuis dan kun je de btw gewoon terugvragen.

Let op, btw op eten en drinken in horecagelegenheden mag je nooit terugvragen, dit is dus ook een uitzonderingsregel.

Daarnaast moet je van alle overige kosten wel facturen hebben om de btw te kunnen terugvragen. Op deze facturen móeten het bedrag exclusief btw, het bedrag van de btw en het bedrag inclusief btw vermeld worden.

Facturen maken

Alle ondernemers die iets verkopen, een dienst leveren of op wat voor manier dan ook omzet genereren moeten daar een factuur van maken.

Je bent verplicht een factuur uit te reiken als je prestaties verricht aan andere ondernemers. Dus als je alleen levert aan particulieren ben je niet verplicht te factureren. Als je onder de kleine- ondernemersregeling of landbouwregeling valt, hoeft je geen factuur uit te reiken. Dat hoeft ook niet als je alleen vrijgestelde prestaties verricht. Er is één uitzondering: groothandelaren moeten ook aan particulieren een factuur uitreiken, die voldoet aan de factuurvereisten.

Door het gebruik van dit systeem kan de belastingdienst bij een controle zien op basis van alle facturen hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel je mag terugvragen. Er mag dus in feite geen euro je bedrijf binnenkomen of uitgaan zonder dat hier een bewijsstuk van is. Niet alle transacties gaan op basis van een factuur, bij privé onttrekkingen maak je bijvoorbeeld geen factuur, hier zit echter ook geen btw op. Alle transacties waarbij btw een rol speelt moeten bewezen kunnen worden aan de hand van een factuur.

Het is dus, wanneer je als ondernemer iets koopt, heel belangrijk daar een factuur bij te vragen, heb je geen factuur dan mag je de btw niet terugvragen.

Een btw-factuur moet voldoen aan een waslijst van voorwaarden:

  1. De datum waarop de factuur is uitgereikt;
  2. Een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd;
  3. Je btw-identificatienummer waaronder je de levering of de dienst verricht;
  4. Het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht als de verschuldigde btw van die afnemer wordt geheven (btw verlegd) of als die levering een intracommunautaire levering is; Je moet vooraf controleren of dit nummer correct is. Dat kun je gemakkelijk hier doen of anders kun je het nummer verifiëren bij de Belastingdienst
  5. Je eigen naam en adres als ondernemer die de levering of dienst verricht;
  6. Naam en adres van de afnemer;
  7. De hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of van de verrichte diensten;
  8. De datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid (voor zover vastgesteld kan worden) of de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan, althans als die datum kan worden vastgesteld en afwijkt van de datum van de factuur;
  9. De vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling;
  10. De eenheidsprijs exclusief btw en de eventuele vooruitbetalingskortingen en de andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
  11. Het toegepaste btw-tarief (0, 6 of 21 procent);
  12. Het btw-bedrag (in euro’s);
  13. Bij een vrijstelling, een intracommunautaire leveringen waarop het nulprocent-tarief van toepassing is, in de gevallen waarin de verschuldigde btw van de afnemer wordt geheven (btw verlegd) en bij leveringen met toepassing van de margeregeling, moet daarvan enige aanduiding op de factuur worden vermeld;
  14. De gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is (indien van toepassing);
  15. Credit nota’s

    Als je wijzigingen in een factuur wilt aanbrengen doe je dit door middel van een creditnota. Deze creditnota heeft ook een factuurnummer dat valt in de reeks van doorlopende factuurnummers.

    De creditnota is in feite een omgekeerde factuur, alle onderdelen zijn hetzelfde alleen het bedrag is negatief in plaats van positief. Je kunt een creditnota voor het volledige factuurbedrag doen, maar je kunt ook een deel van het factuurbedrag crediteren.

    Doorlopende factuurnummers

    Het doorlopende factuurnummer is belangrijk, hier mogen geen “gaten” inzitten. Dit zou namelijk kunnen betekenen dat je van bepaalde omzet wel een factuur hebt gemaakt en deze niet hebt opgeven, waardoor je er geen btw over betaalt. De nummers moeten dus altijd op elkaar aansluiten, je mag wel werken met verschillende reeksen.

    Kleine Ondernemers Regeling (KOR)

    Een bijzondere regeling voor kleine ondernemers is de KOR, de Kleine Ondernemers Regeling. Deze regeling houdt in dat je een korting krijgt op de btw als je vrijwel niets hoeft te betalen. De regel geldt uitsluitend voor ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid, dus niet voor de BV of NV.

    De KOR geldt per kalenderjaar, hiervoor is het niet noodzakelijk dat je jaarlijks aangifte omzetbelasting (BTW) doet. Als je per kwartaal aangifte doet wordt de KOR wordt in het laatste kwartaal verrekend, of je kunt in eerdere kwartalen een voorschot hierop nemen, let er dan wel op dat je dit niet te hoog inschat.

    De regeling werkt als volgt, als je meer dan € 1.884 (bedrag varieert per jaar) aan btw moet betalen is de regeling niet van toepassing. Als je tussen de € 1.345 en € 1.884 aan btw moet betalen krijg je een korting 2,5 keer 1.883 minus het te betalen btw bedrag. Dus als je bijvoorbeeld € 1.500 aan btw zou moeten betalen dan moet je na aftrek van de KOR betalen:

    € 1.500 – 2,5 * (1.883 – 1.500) = € 1.500 – € 957,50 = € 542,50.
    In dit geval moet je dus afgerond € 542 euro aan btw af dragen.

    Als je beneden de € 1.345 btw moet afdragen, krijg je het volledige bedrag aan korting, je hoeft dan dus geen btw te betalen.

    e moet dit wel zelf invoeren bij de aangifte. Vergeet dit dus niet want dan gooi je in feite geld weg.

    Internationale BTW

    Internationale btw is een specifiek en ingewikkeld kennisgebied. Er zijn een aantal hoofdregels die van toepassing zijn. Mocht je ooit met specifieke internationale btw kwesties te maken krijgen vraag dan advies aan je boekhouder of de belastingdienst hoe je het in dat concrete geval moet oplossen.

    Er wordt een belangrijk onderscheid gemaakt tussen transacties binnen de EU (intracommunautair) en buiten de EU.

    Binnen de EU wordt onderscheid gemaakt tussen leveringen aan ondernemers en aan particulieren:

    Bij ondernemers wordt gekeken naar de plaats van levering, dus waar het product of de dienst geleverd wordt. Die plaats van levering is bepalend voor het land waarin btw verschuldigd is. Als deze plaats in een ander EU land is dan berekenen we in Nederland 0% btw. Er moet dan wel( o.a. met een buitenlands btw nummer) van de betreffende klant aangetoond kunnen worden, dat het inderdaad een buitenlandse onderneming is. Ook is dan van belang dat je kunt aantonen dat de betreffende leveringen inderdaad in het buitenland zijn afgeleverd.

    In Nederland kun je de btw als ondernemer gewoon terugvorderen als vooraftrek, per saldo betaal je als ondernemer zowel binnen als buiten Nederland de btw dus niet.

    Voor de verkoop aan particulieren in een ander EU land is het oorsprongsland beginsel van toepassing. Dit betekent dat bij verkoop aan particulieren de Nederlandse btw van 21% van toepassing is, indien je zelf een Nederlands bedrijf hebt. Als particulier betaal je de btw dus altijd wel, zowel binnen als buiten Nederland.

    Buiten de EU wordt altijd gefactureerd met 0% btw, zowel voor ondernemers als particulieren. Als je iets uit de VS koopt dan betaal je dus geen VAT (btw uit VS). Je moet dit wel aangeven in Nederland bij de douane, vervolgens wordt bij de douane bepaald of je invoerrechten en/of btw moet betalen.

    Dit kun je dan vervolgens bij de douane betalen, of als je een bedrijf hebt mag je dit ook met je aangifte omzetbelasting (BTW) meenemen als je daarvoor een vergunning hebt, een zogenaamde artikel 23 vergunning). Als ondernemer kun je deze btw weer terugvragen, dus ook hier geldt dat je als ondernemer per saldo geen btw betaalt en als particulier wel.

    Je moet bij alle leveringen naar het buitenland, waarbij je het 0% tarief hanteert, kunnen bewijzen dat het om een levering aan het buitenland gaat. Dit kun je doen met vrachtbrieven, verzendbewijzen etc. Let op: als je de goederen in Nederland aflevert voor vervoer naar het buitenland moet je aan kunnen tonen dat de goederen inderdaad naar het buitenland zijn vervoerd. Dat kan nog wel eens moeilijk te bewijzen zijn met de open EU grenzen !!!

    Wil je ook een boekhouder met kennis van zaken?